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秘書の役割・仕事内容は?秘書の業務内容と求められるスキル

2016.05.12
秘書の役割・仕事内容は?秘書の業務内容と求められるスキル
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事務職の中でも特に華やかな印象がある秘書は、女性の転職先として人気の高い職種の1つです。しかし、秘書の仕事に興味があるものの、秘書の役割や仕事内容が具体的に理解していない方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、秘書の業務内容と求められるスキルについてご紹介します。

秘書の役割

秘書の役割
秘書の役割は、社長や役員の補佐役として業務をサポートすることです。上司の作業効率を上げるために、身の回りの業務を上司に代わって行います。

また、秘書は大きく分けて以下の4つの形態に分類されます。

【個人付きの秘書】

個人付きの秘書とは、1人の上司に付く秘書を指します。命令系統が一本化されているため、業務内容が明確であることが特徴です。

【秘書課・秘書室に所属する秘書】

大企業などの場合、秘書課や秘書室などが設けられており、複数名で秘書業務を行うことがあります。秘書課や秘書室に所属する秘書は、チーム体制で業務のサポートにあたります。

【チーム付き秘書】

チーム付き秘書とは、特定のチームに付く秘書であり、チームが効率的に業務に取り組めるようサポートします。

【兼務秘書】

兼務秘書は上司と同じ部署に所属し、その部署の業務を行いながら課長や部長などのサポート業務を行います。

秘書の仕事内容とは

秘書の仕事内容は多岐にわたりますが、主な内容としては以下のものが挙げられます。秘書に転職する前に、どのような業務があるのか把握しておきましょう。

【電話・メール・来客対応】

秘書の仕事内容とは
上司宛ての電話の一次受け付けを行います。必要な電話は上司に取り次がなくてはなりません。

さらに、企業によっては1日に数百数通のメールが届きます。そのため、秘書はそれらのメールを全てチェックし、自分で返信できるものと上司の判断が必要なものに分類して処理する必要があります。

また、来客の対応も大切な業務の1つです。社内の案内やお茶出しなどを行い、必要であれば同席する場合もあります。

【スケジュールの管理】

会議や打ち合わせ、出張など、上司のスケジュールを管理します。上司に効率良く業務を遂行してもらえるようなスケジュールを組むためにも、秘書には調整能力が求められます。

また、上司が出張に行く際の飛行機や新幹線のチケット、宿泊先の予約などの手配を行う必要もあります。

【書類の作成】

会議や商談などに必要な資料やレジュメなどの書類を作成します。上司がすぐに確認できるよう、見やすくファイリングしておくことも大切です。

 

秘書に求められるスキル

一般的に、秘書になるためには特別な資格は必要ありません。しかし、ビジネスパーソンとしての基本的なスキルは求められます。ここでは、秘書に求められるスキルをご紹介します。

【コミュニケーション能力】

秘書は上司に代わりさまざまな業務をこなす必要があるため、高いコミュニケーション能力が求められます。上司との関係性はもちろん、社外の人とも友好的な関係性を作る必要があります。

また、頼まれた業務だけを行うのではなく、上司が何を望んでいるのかを自ら考えて動くことも大切です。

【ビジネスマナー】

基本的なビジネスマナーや正しい日本語が身に付いていないと、秘書の業務を行うことはできません。電話対応の仕方やビジネスメールの打ち方、冠婚葬祭などのマナーなど、幅広い知識が求められます。

【語学力】

企業や部署によっては、海外の企業と一緒に業務を行う場合があります。そのような際には、秘書は海外企業と上司をつなぐパイプ役となるため語学力が必要となることもあります。

外資系企業の場合、採用時にTOEICの点数が重視されることもあるでしょう。

【OAスキル】

業務に必要な書類を作成するため、WordやExcelなどの基本的なOAスキルは必要不可欠です。また、ミスのない正確さも求められます。

おわりに

今回は、秘書の業務内容と求められるスキルについてご紹介しました。

秘書の仕事内容は多岐にわたるため、あらゆることに気を配り、臨機応変に対応する必要があります。

企業にとって、秘書は業務を円滑に行うために必要不可欠な存在です。企業の重要なポジションをサポートする存在として、大きなやりがいを感じることができる職種といえるでしょう。

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