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面接に進んだけど辞退したい…。転職の選考を断る際のマナー

2016.03.07
転職の選考を断る際のマナー
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転職活動を進めていく中で、面接を辞退したいと考えることもあると思います。

1次面接、2次面接と進むうちに企業の雰囲気や方針に合わないと感じ、志望先から外したくなるケースはそう珍しくありません。

面接を辞退すること自体は仕方のないことですが、辞退する際には社会人としてのマナーをわきまえた断り方をすることが大切です。

そこで今回は、転職の選考を断る際のマナーについてご紹介します。

面接辞退を伝える連絡手段

面接辞退を伝える連絡手段順調に転職活動を進めていたとしても、理由があって面接を辞退しなければならないこともあると思います。面接を辞退する旨を企業に連絡する場合、メールと電話のどちらが適切なのか迷う方も多いのではないでしょうか?

面接辞退を伝える連絡手段を決める場合、そのときに自分がおかれている状況を判断して決めることが重要になります。

例えば、面接日時にまだ余裕がある場合、連絡手段はメールでも電話でも構いません。

しかし、面接日時の前日など、時間に余裕がない場合は必ず電話で連絡することがマナーとなります。ギリギリでの連絡になってしまったことを含め、きちんとお詫びをしましょう。

また最終面接や役員面接を辞退したい場合も、メールではなく電話で伝えることがマナーです。

最終面接や役員面接まで選考が進んでいるということは、企業はそれだけ時間とコストを掛けているということです。そのような企業側の事情もしっかりと踏まえた上で、電話で直接お詫びすることが最低限のマナーとなります。

電話で面接を辞退する際の会話例

電話で面接を辞退する場合、どのように電話を掛ければ良いのか分からない方もいるのではないでしょうか。電話を掛ける前に伝えたいことをまとめておけば、いざ企業に電話を掛けた際に、落ち着いて伝えることができるはずです。

ここでは、電話で面接を辞退する際の会話例についてご紹介します。

【会話例】

1.最初に挨拶をして、誰から掛かってきた電話なのか分かるように自己紹介をする。

「お世話になっております。○月○日○時より面接を受ける、○○と申します。」

2.なぜ電話をしたのか具体的に説明する。

「大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させていただきたいと思いご連絡を差し上げました。」

3.面接を辞退することをきちんとお詫びする。

「誠に勝手を申し上げまして、申し訳ございません。」

企業に電話を掛けても、人事担当者に連絡が取れない場合があります。そのようなときは、伝言をお願いするのも良いでしょう。後々トラブルに発展しないためにも、電話でやり取りをした方の名前は忘れずに控えてください。

メールで面接を辞退する際の文例

面接や選考を辞退する旨をメールで伝えることには、担当者の手間をとらせないなどのメリットがあります。

しかし、メールの書き方によっては相手に不快な印象与えてしまう恐れがあるため注意が必要です。きちんとした文面でメールを送ることも、辞退する際のマナーとなります。

【メールの文例】

1.件名だけでメールの内容が分かるよう、件名は具体的かつシンプルに書く。

「面接辞退のご連絡」

2.メールの文頭には会社名・部署名・採用担当者名を書き、挨拶文と自己紹介文を続ける。

「株式会社○○

○○部  ○○様

いつも大変お世話になっております。

○月○日○時に面接を受ける○○と申します。」

3.面接を辞退することをきちんとお詫びする。

「先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変申し訳ございませんが、この度は面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。

誠に勝手なお願いと存じますが、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。」

4.メールの文末に著名を入れる。

おわりに

メールで面接を辞退する際の文例今回は、面接を辞退する際のマナーについてご紹介しました。

採用活動を行っている企業は、選考に来る応募者一人一人に時間やコストを掛けて即戦力となる人材を探しています。そのため、面接や選考を辞退する際には、企業側の事情を踏まえた上で最低限のマナーを守ることが大切です。

これまでの選考に時間や労力を掛けてくれた企業に対して感謝の気持ちを持って辞退の意志を伝えましょう。

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