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添え状(送付状)は必要?書き方は?転職活動で好印象を与える書類提出の方法

2016.06.13
添え状(送付状)は必要?書き方は?転職活動で好印象を与える書類提出の方法

転職活動では履歴書や職務経歴書など、応募企業へ提出する書類は複数あります。これらの書類を企業に郵送する場合、提出期限を守ることはもちろんですが、書類の「体裁を整える」ことも大切です。

今回は、転職活動で好印象を与える書類提出の方法をご紹介します。

関連記事:転職するなら知っておきたい!職務経歴書の書き方と5つのポイント

添え状(送付状)は原則「付けること」がマナー

添え状(送付状)は原則「付けること」がマナー添え状や送付状は、企業に必要書類を送る際に添える簡単な手紙のことで、ビジネスマナーとして必ず準備すべき書類の1つです。

送付状を付けることにより、企業は全ての書類を確認しなくても「どのような書類が、誰から送付されてきたのか」を把握できます。書類を直接企業に持参する場合は不必要ですが、それ以外のケースでは送付状を添付することが一般的です。

送付状に記載する内容は、「宛名」「送り主」「何をいつ送ったのか」「どのような目的で送付したのか」の4点です。

送付状を添付することにより、企業の人事担当者に「しっかりした人」「礼儀正しい人」という好印象を与えるができます。正しい書き方を身に付ければ、入社後のビジネス書類送付の際にも役立ちます。

添え状(送付状)の書き方

添え状(送付状)の書き方
送付状はパソコンで作成することが一般的です。用紙サイズはB5、もしくはA4で、同封する書類の大きさに合わせて横書きで作成します。

【記載例】

平成○年○月○日

株式会社○○○○

人事部 採用ご担当

○○○○様

住所 ◯◯市◯◯0-00-00

氏名 ◯◯◯◯

連絡先 00-0000-0000

応募書類の送付について

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、求人サイト○○において貴社の○○職の求人を拝見し、ぜひ応募させていただきたく、履歴書・職務経歴書をお送り致します。

応募書類を下記の通り同封致しますので、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

添付書類

1 履歴書         1枚

2 職務経歴書       1枚

以上

書き方のポイント

【1】宛名は左上に記載する

1行目に正式な企業名を書きます。名称や株式会社の部分も通称や略語の(株)ではなく、正式名称で書きましょう。2行目以降に担当部署名や担当者名を記載します。

部署宛であれば「御中」、担当者宛の場合は「様」をつけます。担当者の名前が分からなければ、「採用ご担当者様」と記載します。

【2】日付は右上に記入する

日付の西暦和暦は、履歴書や職務経歴書と統一した方が良いでしょう。書類を作成した日付ではなく、送付する日付を記入します。

【3】差出人名は日付の下に記載する

住所、氏名、連絡先(電話番号・メールアドレス)の順に上から1行ずつ記載します。

【4】頭語と結語を忘れずに記載する

送付状はビジネス文書と手紙の両方の性質を兼ね備えています。頭語と結語は必ず記載するようにしましょう。頭語に「拝啓」、結語に「敬具」を使用することが一般的です。

【5】時候の挨拶と結びの挨拶を記載する

送付状の最初に記載する時候の挨拶としては、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」がよく使われます。

また、結びの挨拶は「面接の機会を設けて欲しい」など、こちらからの希望を簡単に伝える内容にしましょう。「ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」といった1文を入れ、最後は結語(敬具)で締めくくります。

【6】添付書類を記載

中央揃えで「記」と記入し、次の行に箇条書きで添付書類の名称と枚数を記載します。

そして最後に右下に「以上」と記載すれば送付状は完成です。

おわりに

送付状を上にしてクリアファイルに入れて送ることにより、送付書類が配達時に折れ曲がったり、水に濡れたりすることを防ぐことができます。書類を準備しても折れ目がついていたり、汚れがあったりする場合、悪印象を与えてしまいます。

向きを揃えてクリアファイルに入れるなどの気配りが書類選考の合否を左右することもあるため、受け取る相手のことを考えて書類を準備するようにしましょう。

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