内定後に転職先から提出を求められる！準備しておくべき入社に必要な書類の一覧

転職活動で内定が決まるとほっと一息。しばらくのんびりしたいと思う方も多いのではないでしょうか。しかし、内定後には転職先から入社手続きに関するさまざまな必要書類の提出が求められます。提出する書類は福利厚生の手続きに関するものから業務に必要なものまで企業によって異なります。

そこで今回は、転職先から提出を求められる一般的な書類についてご紹介します。

通常、必要となる入社書類一覧

【1】年金手帳

厚生年金保険に加入していることを証明する書類です。年金手帳は転職先でも同一のものを使用するため、新たな職場へ提出する必要があります。もし紛失していれば、社会保険事務所で再発行の手続きを行ってください。

【2】雇用保険被保険者証

転職先で雇用保険手続きを行う際に必要となる書類です。退職時に前職場で必ず受け取る書類のため、見つからない場合は居住地を管轄するハローワークで再発行してもらいましょう。

【3】源泉徴収票

転職の場合、退職時に前職場から受け取っている書類です。退職後、年内に転職した場合は所得税の年末調整に必要なため、新たな職場に提出する必要があります。年を越して入社する場合は、基本的に提出を求められることはありません。

【4】健康保険被扶養者異動届

提出を求められるのは、扶養義務のある家族の方のみです。社会保険手続きに必要な書類のため、転職先から配られた所定の用紙に記入・捺印して提出します。

【5】扶養控除等申告書

配偶者控除や扶養控除など、給与について各種の控除を受けるための書類です。転職先から所定の用紙を受領して記入・捺印するのが一般的な流れです。扶養控除という名称になっていますが、扶養家族がいなくても提出が必要な書類です。

【6】給与振込先の届け書

給与振り込みに必要な口座を転職先に届けます。一般的には企業独自の所定用紙があるため必要事項を記入し提出します。

企業によっては必要となる入社書類一覧

【1】健康診断書

企業の定期検診に準じたものであれば大丈夫でしょう。転職先から検診場所の指定を受ける場合もあります。

【2】身元保証書

あなたの身元を保証するために、親類や縁者が署名・捺印する書類です。企業によっては、保証人の条件や身元保証人の人数が決められている場合もあります。

【3】卒業証明書

一般的に転職のケースでは要求されませんが、第2新卒などの場合は提出を求められることがあります。

【4】従業員調書

転職先の人事管理のために必要な書類として提出を求められる場合があります。

【5】住民票記載事項証明書

転職先が住民税などと関係する現住所確認を行うために提出を求められる書類です。従来は「住民票」の提出を求められましたが、個人情報保護の観点から「住民票記載事項証明書」の提出に切り替える企業が増えています。

【6】免許、資格関連書類

転職先の業務内容によっては、ドライバーの無事故証明書や医療に関わる資格取得証明書など、職務を遂行するにあたっての知識や能力を証明できる書類提出が求められます。

必要書類を転職先に送付する際のマナー

入社手続きに必要な書類を転職先に送付する際、忘れてはならないものが「送付状（添え状）」です。送付状（添え状）は、ここでは入社書類を転職先に送付する際に添える、簡単な手紙のことを指します。

書く内容は「宛名」、「送り主」、「何を同封したか」、「補足事項」の4項目が記載されていれば良いでしょう。

以下では送付状（添え状）の記載例をご紹介します。

【記載例】

平成○年○月○日

株式会社○○○○

人事部　採用ご担当

○○○○様

住所　○○○○○

氏名　○○○○○

連絡先　○○○○○○○○○○○○

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日は内定通知をいただき、誠にありがとうございました。

下記の通り、提出書類を同封いたしましたのでご確認ください。

ご査収のほど、よろしくお願い致します。

敬具

記

1　健康診断書　　　　　　　　　　1通

2　身元保証書　　　　　　　　　　1通

3　卒業証明書　　　　　　　　　　1通

以上

おわりに

内定後に提出を求められる書類は、入社前に必要なものや、入社時、入社後に必要となるものなどをあわせると、意外と多いものです。そのため「どのような書類」を、「いつまでに提出」するのかをきちんと確認しておくことが大切です。

内定後、スムーズに入社書類を提出できるように早めに準備しておくことは、転職先へのビジネスマナーとしても必要なことです。

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