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総務の役割・仕事内容は?総務の業務内容と求められるスキル

2016.05.14
総務の役割・仕事内容は?総務の業務内容と求められるスキル

「総務」の業務内容を一言で言い表すことは困難です。なぜなら、総務の業務内容は非常に幅が広く、多岐にわたるためです。他部署では手が届かない業務を一手に引き受ける総務は、多くの企業において欠かすことのできない存在といえるでしょう。

今回は総務の役割や仕事内容、そして、総務に求められるスキルをご紹介します。

多岐にわたる総務の業務

総務が行うことの多い業務の代表的なものをご紹介します。

受付対応

総務は会社の窓口となって、オフィス入り口での来客対応や、代表電話の対応などを行います。該当する部署に取り次がなければならないため、総務は全部署の業務内容を把握しておく必要があります。

オフィス備品の購入・管理

電球やデスク、社内タブレット、など、オフィスの備品や消耗品を購入し、管理することも総務の業務の1つです。オフィスの備品を総務がしっかりと管理することによって無駄がなくなり、経費を削減することができるでしょう。

オフィス管理

オフィスが賃貸契約の場合、オフィス関係の書面の取り交わしや賃料の支払いは総務が行うことが多いでしょう。また、天災でオフィスの一部が欠損した際の修理なども、基本的に総務が外注します。

社内行事の企画運営

年間を通して企業ではさまざまな社内行事が行われます。総務は社内行事の企画から準備、運営までを任されることが多いでしょう。

社内行事の内容は企業によって異なりますが、忘年会などのイベントごとをはじめ、株主総会や入社式などの定例的な行事の企画運営も行います。

内部監査

通常、内部監査は会社内の独立した組織によって行われますが、近年では総務が社内監査役の役目を負うケースも増えています。会社内の経営方針や社内規則などを見直して、経営活動が円滑に進むよう取り計らいます。

また、他部署から依頼があった場合には上記以外の仕事を引き受けることもあります。枠にとらわれない業務内容が総務として働く魅力であり、同時に厳しさでもあります。

【スキル1】幅広い相手に対応するスキル

【スキル1】幅広い相手に対応するスキル総務の業務内容には「これだ」というはっきりした定義が存在しません。声が掛かれば部署の壁を越え、また時には社外にも対応する必要があるでしょう。幅広い仕事に対応するために必要となる主なスキルは以下の通りです。

・コミュニケーション能力

・交渉能力

・時間感覚と調整力

多くの相手と仕事をするためのコミュニケーション能力が必要なことはいうまでもありません。

また、各所からひっきりなしに依頼案件が寄せられるため、時間を効率良く利用する能力も必要です。1つの業務が終わるまでの時間を概算したり、スケジュールをうまく調整したりする力も非常に重要です。

総務は会社全体を管理する職種であるため、ベンチャー企業の場合には経営管理を任されることもあります。

【スキル2】実務で役立つ、パソコンと資格知識

【スキル2】実務で役立つ、パソコンと資格知識総務の業務においても、事務作業は大きな割合を占めています。そのため、パソコンの操作は問題なくこなすことができる必要があります。

WordやExcelだけでなく、会議資料の作成に使用するPowerPointや、スケジュール調整に役立つAccessの使用にも慣れておいた方が良いでしょう。

その他、必須ではありませんが交渉の場では法律や経済の知識が活きてくることもあります。自社にとって有利に交渉を進めるためにも、以下のような資格を持っているとなお良いでしょう。

・会計系資格(簿記2級など)

・宅地建物取引士(宅建)

・社会保険労務士

・システムアドミニストレータ

基本的な事務スキルだけでなく、得意な分野や専門知識を1つか2つ持っておくと、できる仕事の幅が広がり、やりがいも大きくなるでしょう。

おわりに

総務の業務内容や、求められるスキルについてご紹介しました。

総務の仕事は一見雑用のようにも見え、時には軽視されることもあるかもしれません。しかし、業務が多様化する現代社会において、複雑な業務を次から次へと華麗にこなしながら会社全体を常に見渡す総務は非常に重要度の高い存在です。

一人前の総務に近づくために、まずは交渉や調整のスキルを磨いていきましょう。基本的なスキルが身に付いたら専門的な知識を1つずつ増やして自分のできる仕事の範囲を広げていき、将来的に総務として社内で一目を置かれる存在を目指しましょう。

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